Zarządzanie i monitorowanie postępów w projektach IT

Dlaczego to wszystko sprawdzamy? - To pytanie powstaje podczas realizacji niemal każdego projektu. Tworzenie dokumentacji i archiwizacja danych to nieodłączny elementy zarządzania projektami, którego niestety zwykle próbujemy uniknąć. Kojarzy się nam ze zbędną papierologią, a stanowi jednak wartościową część naszej pracy. Spróbujmy zatem wyjaśnić czemu tak się dzieje i odpowiedzieć na pytanie jak monitorowanie postępów projektu wpływa na jego wyniki.

Monitorowanie i kontrolowanie realizacji projektu

Pamiętasz jeszcze etap planowania projektu? Ustalałeś wtedy harmonogram prac, potrzebne zasoby i sposoby monitorowania realizacji całego projektu. Czy zastanawiałeś się jednak po co właściwie to robić? W końcu kontrola obejmuje często tworzenie dokumentacji, zbieranie feedbacku czy wdrażanie nowych metodyk pracy, a to procesy, które wymagają czasu i skrupulatności zarówno od zespołu, jak również kierownika projektu. Dlaczego zatem procesy kontroli to jedno z najważniejszych zagadnień w zakresie project managementu?

Dlaczego ważne jest monitorowanie postępów w projekcie?

Zanim poznamy sposoby na regularne monitorowanie prac projektowych, sprawdźmy dlaczego warto to robić. Kontrola realizacji zadań ma bowiem kluczowe znaczenie dla terminowego i efektywnego osiągnięcia celów projektu. Umożliwia wczesne wykrywanie potencjalnych problemów i ryzyk. Pozwala to zająć się nimi zanim staną się poważnymi przeszkodami dla realizacji projektu, a także wprowadzić korekty i unikać opóźnień. Śledzenie postępu pozwala również na efektywne zarządzanie zasobami, takimi jak ludzie, czas i budżet. Jeśli projekt idzie zbyt wolno lub przyspiesza, można dostosować ilość zasobów lub ich rozkład, aby utrzymać równowagę.

W sytuacji, gdy pierwotne założenia były niewłaściwe lub niekompletne, monitorowanie projektu umożliwia regulowanie kierunku projektu, aby dostosować się do zmieniających się warunków. Pozwala także na kontrolowanie kosztów projektu. Jeśli projekt zaczyna przekraczać budżet, można podjąć odpowiednie działania, aby zminimalizować nadmiar kosztów. Regularna analiza postępu pozwala również na identyfikację obszarów, które mogą wymagać poprawy jakościowej. Warto także pamiętać, iż śledzenie postępu to forma dokumentacji, która może być przydatna w przyszłości. Pomaga to w analizie sukcesów i błędów oraz dostarcza cennych doświadczeń do wykorzystania w przyszłych projektach.

Śledzenie postępów prac i kontrola jakości w projekcie

Wiesz już jaki wpływ na projekt ma jego monitoring oraz kontrola. Pora więc poznać kilka metod, które pozwolą ci śledzić ustalone na etapie planowania zadania i kamienie milowe, analizować struktury podziału prac, a finalnie doprowadzić do terminowego wdrożenia.

Kontrola jakości

Zacznijmy od kontroli jakości, która ma bezpośredni wpływ na to jaki projekt zostanie ostatecznie dostarczony. Metody monitorowania jakości w projekcie obejmują zarówno ocenę jakości dostarczanych rozwiązań, jak i sprawdzanie zgodności z założeniami. Kontrolowanie harmonogramu projektu w kontekście jakości pozwala zapewnić, że cele projektu są osiągane zgodnie ze standardami.

W kontekście monitorowania postępów prac, ważne jest również zdefiniowanie wskaźników postępów, które umożliwią skuteczne mierzenie osiągnięć w każdym etapie planowania i realizacji projektu. Wszystkie te działania mają na celu zapewnienie, że realizacja projektu odbywa się zgodnie z założonymi standardami jakości, co przekłada się na satysfakcję klienta oraz realizację celów biznesowych.

Dokumentacja

Monitorowanie postępów w projekcie często wymaga przygotowania i uzupełniania konkretnej dokumentacji. Za te działania odpowiedzialny jest manager w porozumieniu z zespołem projektowym, zleceniodawcą i interesariuszami. Dokumenty bowiem pełnią klika kluczowych funkcji. Pozwalają na śledzenie czy wyniki są zgodne z oczekiwanymi oraz czy spełniają wytyczone normy. Stanowią także zapis prac, który pozwala wyciągnąć wnioski podczas przyszłych przedsięwzięć oraz rozliczyć projekt.

Taka sytuacja może przydarzyć się np. gdy pozytywnie rozpatrzono nasz wniosek o dofinansowanie i musimy dostarczyć dowody zrealizowania zawartych tam celów. Dokumentacja to bowiem również ważne narzędzie komunikacyjne, ponieważ pozwala regularnie informować osoby zaangażowane w projekt o postępach lub ewentualnych problemach. Takie działanie umożliwia skuteczne zarządzanie projektem oraz podejmowania właściwych decyzji.

Monitorowanie ryzyka i zarządzanie

Monitorowanie ryzyka na każdym etapie realizacji projektu pozwala na podejmowanie świadomych decyzji i redukowanie negatywnych konsekwencji. Zapewnia możliwość identyfikacji ewentualnych odchyleń od założeń, co przyczynia się do podjęcia działań naprawczych i minimalizacji ryzyka niepowodzenia projektu. Pozwala także na odpowiednie reagowanie na zmieniające się warunki i minimalizację negatywnych skutków. Aby skutecznie zarządzać ryzykiem, konieczne jest jednak dokładne określenie potencjalnych zagrożeń na wczesnym etapie planowania projektu.

Narzędzia

Poznajmy teraz kilka metod i narzędzi, które ułatwią ci lepsze kontrolowanie zakresu projektu wraz z uwzględnieniem zależności między zadaniami określonymi w harmonogramie. Dzięki temu będziesz mógł lepiej obserwować zmiany zachodzące w trakcie realizacji nawet kilku projektów równolegle.

1. Harmonogram Gantta to narzędzie wizualizuje plan projektu w formie wykresu, gdzie oś czasu i zadania są reprezentowane za pomocą pasków. Pozwala on łatwo śledzić status zadań w projekcie.
2. Tablice Kanban wykorzystywane są często w metodyce Agile. Tablice pozwalają na zorganizowanie zadań w kolumnach, reprezentujących różne etapy pracy. Każde zadanie to karta, która przemieszcza się między kolumnami od momentu rozpoczęcia do zakończenia.
3. Raporty postępu to dokumenty, które umożliwiają skoncentrowanie się na kluczowych wskaźnikach wydajności (KPI) i przeglądanie, czy projekt idzie zgodnie z planem. Raporty mogą obejmować takie informacje jak wykonane zadania, wykorzystane zasoby, problemy i osiągnięcia.
4. Spotkania statusowe są szansą na omówienie postępu, identyfikowanie potencjalnych problemów i wspólne podejmowanie decyzji. Spotkania te mogą być codzienne (w metodyce Agile), tygodniowe lub miesięczne, w zależności od potrzeb projektu. Regularne uzyskiwanie opinii od członków zespołu projektowego na temat postępu, zasobów i ewentualnych problemów może dostarczyć cennych informacji.

Warto także zastanowić się nad skorzystaniem z narzędzi do zarządzania projektami. Istnieje wiele programów do zarządzania, takich jak Asana, która dzięki funkcji portfolio pozwala uporządkować i monitorować w jednym widoku wiele projektów realizowanych przez twój zespół. Ułatwiają one planowanie, monitorowanie i współpracę w ramach zespołu projektowego. Jeżeli chcesz poznać bliżej te narzędzia, zachęcamy Cię do sprawdzenia naszego artykułu na temat zarządzania zasobami w projekcie.

Ważne jest, aby z dostępnych metod i narzędzi wybrać te dostosowane do specyfiki danego projektu i preferencji zespołu zarządzającego. Kombinacja kilku powyższych metod może okazać się najskuteczniejsza w konkretnym przypadku.

Monitorowanie postępów - Podsumowanie

Zarządzanie i monitorowanie postępów w projektach należą do jednych z najważniejszych elementów zarządzania. Skuteczne zaplanowanie i regularna kontrola jakości, a także monitorowanie ryzyka i postępów prac są kluczowymi elementami, które przyczyniają się nie tylko do sprawnej realizacji zadań, ale także mają bezpośredni związek z wynikiem projektu.